Die richtige Software ist für viele Bereiche entscheidend. Gerade für Unternehmen ist die Auswahl der richtigen Software jedoch besonders wichtig, weil dort sehr viel Geld im Spiel ist. Bevor die eigentliche Suche nach der Business-Software beginnt, müssen zuerst einmal die Anforderungen des Unternehmens an die Software festgelegt werden.
Wenn ein Unternehmen die falsche Software wählt, muss es nicht nur Tausende von Euro in die Implementierung investieren, sondern oft noch viel mehr Geld für die Umstellung zu einer besseren Alternative. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Unternehmen von vorneherein die richtige Software aussuchen. Dieser Prozess mag zwar langwierig und anspruchsvoll sein, kann aber auf lange Sicht viel Geld und Ärger ersparen.
Die wichtige Frage für Unternehmen ist natürlich, wie findet man eigentlich die richtige Business-Software? Wir haben einige Schritte zusammengestellt, um diesen Prozess so einfach und effektiv wie möglich zu machen. Danach sollte jedes Unternehmen in der Lage sein, die richtige Software für die eigenen Zwecke und Anforderungen zu finden.
1. Zuerst müssen die Anforderungen an die Software festgelegt werden
Ob Programme für Endverbraucher, Online Automatenspiele oder Business-Software, alle davon sollten von hoher Qualität sein, um eine gute Nutzererfahrung gewährleisten zu können. Hierzu können die folgenden Fragen hilfreich sein:
- Für welche Art von Projekten soll die Software benutzt werden?
- Wie viele Mitarbeiter werden die Software nutzen?
- Wie ist die eigene IT-Infrastruktur aufgebaut?
- Wird die Software auch in Zukunft die Anforderungen erfüllen?
- Wie hoch ist das eigene Budget?
Der letzte Punkt ist besonders wichtig, denn Business-Software wie SAP ist alles andere als billig. Nachdem die Anforderungen an die Software festgelegt sind, kann die Suche nach der geeigneten Option beginnen. Hierzu durchsucht man den Markt nach verschiedenen Lösungen und wägt dann ab, welche davon die beste ist.
2. Bietet die Software die richtigen Funktionen?
Bei der Untersuchung der Kandidaten für die eigene Business-Software sollte das Unternehmen bereits genau überlegen, welche Funktionen für die Projekte benötigt werden. Hier ist zum Beispiel wichtig, ob die Software in mehreren Abteilungen übergreifend verwendet werden soll.
Auch andere Funktionen, wie zum Beispiel die Anbindung an die Cloud, oder mögliche Updates für zukünftige Änderungen an den eigenen Anforderungen sollten mit in die Entscheidung einbezogen werden. Nur so kann eine informierte Entscheidung getroffen und die richtige Business-Software ausgewählt werden.
3. Ein Team im Unternehmen sollte mit der Software arbeiten können
Am Ende ist es nicht der Vorstand, der mit der Business-Software arbeiten wird, sondern die Mitarbeiter des Unternehmens. Die entsprechenden Teams sollten daher mit in die Entscheidung einbezogen werden. Oft können die Mitglieder des Teams ihre Erfahrungen aus früheren Projekten mit einfließen lassen, wodurch die Entscheidung wesentlich besser ausfällt.
Als absolutes Minimum sollte der Teamleiter einen hohen Einfluss auf die Auswahl der Software haben. Dieser kennt die Bedürfnisse und Anforderungen des Teams am besten und ist daher besonders gut qualifiziert, um eine gute Entscheidung zu treffen.
4. Ist das Management an Bord?
Wenn die richtige Software gefunden wurde, muss das Management des Unternehmens entscheiden, ob sich die Investition lohnt und ob die Business-Software beschafft wird. Dieses wird vor allem das Budget kontrollieren und dann abstimmen, ob dieses für die Software ausreicht.
Um das Management für den Kauf der Business-Software an Bord zu bringen, sollte das Team gute Argumente vorbereiten. Die Vorteile der Software sollten dem Management auf übersichtliche und überzeugende Weise präsentiert werden, um die Entscheidung so einfach wie möglich zu machen und die Erfolgschancen zu steigern.
Fazit
Die richtige Business-Software kann einen riesigen Unterschied für die Effektivität eines Unternehmens ausmachen. Wer bei der Auswahl nicht genügend Zeit investiert, der könnte dafür später schwer bezahlen. Eine Umstellung auf eine neue Software ist nicht nur aufwendig, sondern auch sehr teuer. Zudem muss der gesamte Prozess daraufhin von vorne gestartet werden.
Die bessere Option ist, direkt die nötige Arbeit zu investieren und die richtige Software für das eigene Unternehmen zu finden. Hierbei sollten die eigenen Anforderungen an die Software die wichtigste Entscheidungsgrundlage bilden. Das Unternehmen sollte genau überlegen, welche Funktionen die Software haben muss und ob das entsprechende Team mit der Software arbeiten kann.
Wer die oben beschriebenen Schritte befolgt, der kann die Chancen auf eine gute Wahl der Software stark erhöhen. Danach muss nur noch das eigene Management mit an Bord geholt werden, und dann steht der Beschaffung der Software nichts mehr im Wege.